Wenn Sie Ihren E-Mail-Kanal eingerichtet haben, ist es an der Zeit, ihn weiter zu konfigurieren. Wir haben die konfigurierbaren Einstellungen in vier Abschnitte unterteilt: Kanaleinstellungen, E-Mail-Einstellungen, erweiterte Einstellungen und Domain/Gmail/Outlook-Einstellungen. In diesem Artikel erläutern wir alle Dinge, die Sie für Ihren E-Mail-Kanal in Trengo konfigurieren können.
Sie finden diese Einstellungen, indem Sie zu Einstellungen > Kanäle > E-Mail > Ihr E-Mail-Kanal.
Konfigurieren Sie Ihren E-Mail-Kanal
Nachstehend finden Sie alle konfigurierbaren Einstellungen für Ihren E-Mail-Kanal.
Kanaleinstellungen
Hier finden Sie die allgemeineren Einstellungen, z. B. welche Teams Zugriff auf Ihren E-Mail-Kanal haben.
1. Kanalname: Dies ist der interne Name für Ihren Kanal, der Ihrem Team hilft, den Kanal im Posteingang zu erkennen.
2. Farbe: Sie können Ihrem E-Mail-Kanal eine Farbe geben, um ihn im Posteingang besser unterscheiden zu können. Diese Farbe wird nur den Namen des Kanals im Posteingang von Trengo hervorheben und ist außerhalb von Trengo nicht sichtbar.
3. Benachrichtigung: Der Ton, den Sie hören möchten, wenn eine neue E-Mail eingeht. Wenn Sie hier "Keine" wählen, wird zwar ein Pop-up mit eingehenden E-Mails angezeigt, aber es wird kein Ton ausgegeben.
1. Geschäftszeiten: Fügen Sie die Geschäftszeiten hinzu, auf die sich dieser Kanal bezieht.
2. Teams: Hier können Sie Teams hinzufügen oder entfernen, die Zugriff auf diesen Kanal haben.
3. Kanal löschen: Wenn Sie diesen Kanal aus Trengo entfernen möchten, können Sie ihn hier löschen. Beachten Sie, dass mit dem Löschen eines Kanals auch alle Unterhaltungen und Kontakte aus diesem Kanal dauerhaft gelöscht werden.
E-Mail-Einstellungen
Erstellen Sie hier eine Signatur und richten Sie Ihre automatischen Antworten ein.
1. Gestalten: Hier können Sie ein E-Mail-Thema auswählen oder erstellen. Dies hilft Ihnen, das Aussehen Ihrer E-Mails an das Branding und das Image Ihrer Organisation anzupassen. Sie können die Schriftfamilie, Schriftfarbe, Schriftgröße und Zeilenhöhe anpassen.
2. Absendername: Dies ist der Name, der im Posteingang Ihres Kunden angezeigt wird, nachdem Sie oder Ihre Kollegen ihm eine E-Mail über diesen Kanal gesendet haben.
3. Unterschrift: Hier können Sie Ihre E-Mail-Signatur erstellen. Folgen Sie dem angegebenen Link für weitere Informationen zu diesem Thema.
1. Automatische Antworten: Aktivieren Sie diese Option, um Ihre automatische Antwort für diesen E-Mail-Kanal einzurichten.
2. Trengo-Branding: Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird in Ihren E-Mails am unteren Rand "Diese E-Mail wird von Trengo zugestellt" angezeigt.
Erweiterte Einstellungen
Die weiterführenden Funktionen zur Verbesserung Ihres E-Mail-Kanals finden Sie hier.
1. Vollständigen Gesprächsverlauf an die Antwort anhängen: Mit dieser Option werden alle früheren E-Mails der Konversation in die Antwort an den Kunden aufgenommen. Dies kann Ihrem Team helfen, sich ein vollständiges Bild von einem Fall zu machen.
2. Erstellen Sie eine neue Konversation, wenn ein Kunde eine Antwort sendet: Wenn diese Option aktiviert ist, wird mit jeder eingehenden E-Mail ein neues Ticket erstellt, auch wenn es sich um eine Antwort auf eine von Ihnen gesendete E-Mail handelt.
ℹ️ Mit dieser Option wird die Funktion "Geschlossene Konversationen wieder öffnen" automatisch deaktiviert.
1. Geschlossene Konversationen wieder öffnen: Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird eine Antwort auf ein geschlossenes E-Mail-Ticket dieses automatisch wieder öffnen.
2. Konversationen nicht wieder öffnen nach ... Tagen ohne Nachricht: Hier können Sie die Anzahl der Tage eingeben, nach denen ein Ticket, das keine weiteren Nachrichten erhalten hat, nicht mehr geöffnet wird. Nach diesem Zeitpunkt wird stattdessen eine neue Konversation eröffnet.
3. Eine neue Konversation erstellen, wenn sich die Betreffzeile unterscheidet: Sie können diese Funktion aktivieren, um sicherzustellen, dass eine eingehende E-Mail mit einer neuen Betreffzeile eine neue Konversation erstellt, anstatt sie der vorherigen Konversation hinzuzufügen.
4. Wiedereröffnete Konversationen dem vorherigen Benutzer zuweisen: Diese Funktion stellt sicher, dass die automatisch wiedereröffnete Konversation dem Benutzer zugewiesen wird, der das Ticket zuletzt geschlossen hat.
1. Anhänge einbetten: Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle Anhänge, die in einer Unterhaltung gesendet werden, als Link angezeigt, sofern sie kleiner als 5 MB sind.
2. Gesprächsnummer als Präfix an den Betreff anhängen: Aktivieren Sie diese Funktion, um automatisch eindeutige Ticketnummern zu Ihren E-Mails hinzuzufügen.
3. Allen Empfängern antworten: Mit dieser Funktion können Sie standardmäßig allen Empfängern einer E-Mail antworten (einschließlich aller Personen im CC).
ℹ️ Vergessen Sie nicht, Ihre eigene E-Mail-Adresse hinzuzufügen, um zu verhindern, dass Sie sich selbst antworten.
Mit dieser Funktion wird ein Spam-Filter für alle eingehenden E-Mails aktiviert. Auf diese Weise werden bestimmte E-Mails, die auf bestimmten Kriterien basieren, auf eine schwarze Liste gesetzt und automatisch in Ihren Spam-Ordner verschoben.
1. Keine: Trengo führt keine E-Mail-Prüfung durch und alle E-Mails werden an den Posteingang zugestellt.
2. Grundlegend: Damit werden alle eingehenden E-Mails auf verdächtige Inhalte, Absender auf der schwarzen Liste und DMARC geprüft, was E-Mail-Administratoren dabei hilft, Hacker und andere Angreifer daran zu hindern, ihre Organisation und Domäne zu fälschen.
3. Erweitert: Der strengste Filter, der alles prüft, was der "Basic"-Filter tut, plus SPF. In diesem Fall verwenden wir das Sender Policy Framework, um Ihre Domain vor Spoofing zu schützen und zu verhindern, dass Ihre ausgehenden Nachrichten als Spam markiert werden.
ℹ️ Alle E-Mail-Konversationen, die als Spam gekennzeichnet wurden, werden nach 14 Tagen endgültig gelöscht.
Domäneneinstellungen (Weiterleitung)
Legen Sie fest, welche Ordner Sie mit Trengo synchronisieren möchten, verifizieren Sie Ihre E-Mail-Domäne und vieles mehr. Diese Einstellungen werden nur für einen Weiterleitungskanal angezeigt.
Empfangen: Hier finden Sie Ihre Weiterleitungsadresse, mit der Sie E-Mails im Trengo-Posteingang empfangen können.
Versenden: Wenn Sie E-Mails von Ihrer eigenen Domain über diesen Kanal senden möchten, können Sie dies hier einrichten.
Gmail- oder Outlook-Einstellungen
Synchronisieren Sie Ihren Posteingang, importieren Sie Massen-E-Mails oder verbinden Sie Ihren Kanal erneut. Diese Einstellungen werden nur für einen Gmail-, Gsuite- oder Outlook-Kanal angezeigt.
1. Gesprächsstatus synchronisieren: Diese Funktion zeigt den Status der E-Mails (Offen, Zugeordnet und Geschlossen) in Ihrem ursprünglichen Posteingang an.
2. Massenimport: Wenn Sie auf "Importieren" klicken, werden die letzten 50 E-Mails aus Ihrem integrierten Posteingang in diesen Kanal importiert.
3. Wiederverbinden: Wann immer eine Unterbrechung zwischen Ihren integrierten Kanälen auftritt, können Sie diese Funktion nutzen, um Ihre Integration wieder zu verbinden.
