Naast chatkanalen kun je je HelpMate ook verbinden met elk e-mailkanaal dat je aan je Trengo-account hebt gekoppeld. Hierdoor kun je de HelpMate service aanbieden aan klanten die liever via e-mail contact opnemen met je bedrijf.
Momenteel zijn e-mailreacties van uw HelpMate eenmalige gebeurtenissen. Wanneer een klant je een e-mail stuurt, zal je HelpMate een antwoord sturen en de conversatie vervolgens overbrengen naar je Postvak In, waar je team de conversatie verder kan afhandelen. Ons team werkt momenteel aan de uitbreiding van HelpMate om volledige e-mailconversaties te kunnen afhandelen, net als chats!
Dingen om in gedachten te houden
- Je HelpMate krijgt automatisch de rol 'Automatische piloot' toegewezen wanneer je het aan een e-mailkanaal koppelt.
- Als je HelpMate toewijst aan een e-mailkanaal, raden we je aan om Automatisch antwoorden uit te schakelen als je dat hebt geactiveerd. Als je dit niet doet, kan er een oneindige lus van automatische antwoorden en HelpMate e-mails ontstaan, waardoor je inbox overweldigd raakt.
- Uw HelpMate genereert een e-mailhandtekening op basis van de naam die u hem geeft. Deze handtekening overschrijft alle vooraf ingestelde e-mailhandtekeningen in uw Trengo-account.
HelpMate instellen op een e-mailkanaal
1. Zorg ervoor dat je HelpMate de juiste toon en instellingen heeft die bij je bedrijf passen.
2. Navigeer naar 'HelpMates' in de linkerzijbalk en selecteer de HelpMate die je wilt toewijzen aan e-mail.
3. Scroll onder 'Verbinding maken met kanaal' naar beneden naar je e-mailkanaal en selecteer het.
4. Zorg ervoor dat u op 'Wijzigingen opslaan' klikt.
E-mailreacties testen in de Playground
1. Navigeer naar de Playground en selecteer de HelpMate die je hebt toegewezen aan je e-mailkanaal.
2. Selecteer in het venster Playground het tabblad 'E-mail'. Dit geeft aan dat er een andere prompt voor e-mailreacties wordt gebruikt.
3. Typ een voorbeeld van een e-mail van een klant in het tekstvak.
4. Je HelpMate antwoordt in e-mailvorm op basis van de communicatiestijl en tone of voice die je hebt ingesteld. HelpMate genereert geen handtekening in de Playground.
HelpMate e-mails toewijzen in de inbox
Wanneer je HelpMate een e-mail van een klant beantwoordt en naar de inbox stuurt, verschijnt deze als 'Nieuw'. Om te voorkomen dat menselijke teamleden deze e-mails missen, raden we aan een regel in te stellen die HelpMate e-mails automatisch labelt of toewijst.
1. Als u HelpMate-gesprekken wilt labelen, moet u eerst deze stappen volgt om het juiste label te maken.
2. Navigeer naar Instellingen > Automatiseringen > Regels.
3. Klik op 'Regel toevoegen'.
4. Selecteer in het vervolgkeuzemenu 'Kanalen' het e-mailkanaal waaraan je je HelpMate hebt toegewezen.
5. Selecteer onder 'Wanneer' 'Inkomend bericht is ontvangen'.
6. Selecteer onder 'Voorwaarden' 'Berichttekst' > 'bevat' > [de naam die u aan uw HelpMate hebt gegeven]:
7. Selecteer onder 'Acties' 'Label toevoegen' en voeg het label toe dat je hebt gemaakt:
8. Zodra je de juiste 'Voorwaarden' en 'Acties' hebt ingesteld, klik je op 'Wijzigingen opslaan'. Je HelpMate-gesprekken krijgen nu een Label als ze in je inbox binnenkomen.
9. Om gelabelde gesprekken toe te wijzen aan een specifieke teamgenoot of een specifiek team, volg deze stappen. Om inkomende gesprekken automatisch te labelen, kun je een tweede regel aanmaken.
