Als je je e-mailkanaal hebt ingesteld, is het tijd om het verder te configureren. We hebben de configureerbare instellingen onderverdeeld in vier secties: kanaalinstellingen, e-mailinstellingen, geavanceerde instellingen en domein/Gmail/Outlook-instellingen. In dit artikel leggen we uit wat je allemaal kunt configureren voor je e-mailkanaal in Trengo.
Je vindt deze instellingen door te navigeren naar Instellingen > Kanalen > E-mail > Je e-mailkanaal.
Uw e-mailkanaal configureren
Hieronder vindt u alle configureerbare instellingen voor uw e-mailkanaal.
Kanaalinstellingen
Hier vind je de meer algemene instellingen, zoals welke teams toegang hebben tot je e-mailkanaal.
1. Kanaalnaam: Dit is de interne naam voor je kanaal, die je team helpt om het kanaal te herkennen in de inbox.
2. Kleur: Je kunt je e-mailkanaal een kleur geven om het nog beter te onderscheiden in de inbox. Deze kleur markeert alleen de naam van de chatroom in de Trengo inbox en is niet zichtbaar buiten Trengo.
3. Melding: Het geluid dat je wilt horen wanneer er een nieuwe e-mail binnenkomt. Als je hier 'Geen' kiest, zal er nog steeds een pop-up verschijnen met inkomende e-mails, maar er zal geen geluid zijn.
1. Kantooruren: Voeg de kantooruren toe waarop dit kanaal betrekking heeft.
2. Teams: Hier kun je teams toevoegen of verwijderen die toegang hebben tot dit kanaal.
3. Kanaal verwijderen: Als je dit kanaal uit Trengo wilt verwijderen, kun je het hier verwijderen. Houd er rekening mee dat het verwijderen van een chatroom ook alle conversaties en contacten van deze chatroom permanent verwijdert.
E-mail instellingen
Maak hier een handtekening en stel uw automatische antwoorden in.
1. Styling: Je kunt hier een e-mailthema kiezen of maken. Dit helpt je om het uiterlijk van je e-mails af te stemmen op de branding en het imago van je organisatie. Je kunt de letterfamilie, letterkleur, lettergrootte en regelhoogte aanpassen.
2. Afzendernaam: Dit is de naam die zichtbaar is in de inbox van je klant nadat jij of je teamgenoten hem of haar een e-mail hebben gestuurd via dit kanaal.
3. Handtekening: U kunt hier uw e-mailhandtekening maken. Volg de link voor meer informatie over dit onderwerp.
1. Automatisch antwoorden: Schakel deze optie in om uw automatische antwoorden voor dit e-mailkanaal in te stellen.
2. Trengo branding: Als deze optie is ingeschakeld, staat er onderin je e-mails "Deze e-mail wordt bezorgd door Trengo".
Geavanceerde instellingen
De meer uitgebreide functies om je e-mailkanaal te verbeteren vind je hier.
1. Volledige conversatiegeschiedenis toevoegen aan antwoord: Deze optie voegt alle eerdere e-mails in de conversatie toe aan het antwoord aan de klant. Dit kan je team helpen om een volledig beeld van een zaak te krijgen.
2. Een nieuwe conversatie aanmaken wanneer een klant een antwoord stuurt: Als dit is ingeschakeld, wordt er bij elke inkomende e-mail een nieuw ticket aangemaakt, ook als het een antwoord is op een van je verzonden e-mails.
ℹ️ Met deze optie wordt 'Heropen gesloten gesprekken' automatisch uitgeschakeld.
1. Heropen gesloten gesprekken: Als deze functie is ingeschakeld, zal een antwoord op een gesloten e-mailticket het ticket automatisch heropenen.
2. Heropen conversaties niet na ... dagen zonder bericht: Hier kun je het aantal dagen invoeren waarna een ticket, dat geen extra berichten heeft ontvangen, niet meer wordt heropend. Na dit punt wordt in plaats daarvan een nieuwe conversatie geopend.
3. Maak een nieuwe conversatie aan wanneer de onderwerpregel verschilt: Je kunt deze functie inschakelen om ervoor te zorgen dat een inkomende e-mail met een nieuwe onderwerpregel een nieuwe conversatie aanmaakt, in plaats van deze toe te voegen aan de vorige conversatie.
4. Heropende gesprekken toewijzen aan de vorige gebruiker: Deze functie zorgt ervoor dat de automatisch heropende conversatie wordt toegewezen aan de gebruiker die het ticket het laatst heeft gesloten.
1. Bijlagen insluiten: Als deze optie is ingeschakeld, worden alle bijlagen die in een gesprek worden verzonden, weergegeven als link, zolang ze kleiner zijn dan 5 MB.
2. Voeg conversatienummer toe aan onderwerp als voorvoegsel: Schakel deze functie in om automatisch unieke ticketnummers toe te voegen aan je e-mails.
3. Alle ontvangers beantwoorden: Met deze functie kun je standaard elke ontvanger in een e-mail beantwoorden (inclusief iedereen in de CC).
ℹ️ Vergeet niet je eigen e-mailadres toe te voegen om te voorkomen dat je naar jezelf antwoordt.
Deze functie activeert een spamfilter op alle inkomende e-mails. Op deze manier worden bepaalde e-mails op basis van specifieke criteria op een zwarte lijst gezet en automatisch naar je spammap verplaatst.
1. Geen: Trengo doet geen controles op e-mails en alle e-mails worden in de inbox afgeleverd.
2. Basis: Hiermee worden alle inkomende e-mails gecontroleerd op verdachte inhoud, afzenders die op de zwarte lijst staan en DMARC, waarmee mailbeheerders kunnen voorkomen dat hackers en andere aanvallers hun organisatie en domein kunnen spoofen.
3. Geavanceerd: De meest strikte filter, die controleert op alles wat de 'Basic'-filter doet, plus SPF. Hiermee gebruiken we Sender Policy Framework om je domein te beschermen tegen spoofing en om te voorkomen dat je uitgaande berichten als spam worden gemarkeerd.
ℹ️ Alle e-mailconversaties die als spam zijn gemarkeerd, worden na 14 dagen definitief verwijderd.
Domeininstellingen (doorsturen)
Bepaal welke mappen je wilt synchroniseren met Trengo, verifieer je e-maildomein en meer. Deze instellingen worden alleen weergegeven voor een doorstuurkanaal.
Ontvangen: Hier vind je je doorstuuradres, waarmee je e-mails ontvangt in de Trengo inbox.
Verzenden: Als je e-mails vanaf je eigen domein via dit kanaal wilt verzenden, kun je dat hier instellen.
Gmail- of Outlook-instellingen
Synchroniseer uw inbox, importeer e-mails in bulk of verbind uw chatroom opnieuw. Deze instellingen worden alleen weergegeven voor een Gmail-, Gsuite- of Outlook-kanaal.
1. Gespreksstatus synchroniseren: Deze functie toont de statussen van de e-mails (Open, Toegewezen en Gesloten) in je oorspronkelijke inbox.
2. Bulk import: Als je op 'Importeren' klikt, worden de laatste 50 e-mails uit je geïntegreerde inbox geïmporteerd naar dit kanaal.
3. Opnieuw verbinden: Wanneer er een onderbreking optreedt tussen uw geïntegreerde kanalen, kunt u deze functie gebruiken om uw integratie opnieuw te verbinden.
