Als je je e-mailkanaal hebt ingesteld, is het tijd om het verder te configureren. We hebben de configureerbare instellingen onderverdeeld in vier secties: kanaalinstellingen, e-mailinstellingen, geavanceerde instellingen en domein/Gmail/Outlook-instellingen. In dit artikel leggen we uit wat je allemaal kunt configureren voor je e-mailkanaal in Trengo.
Je vindt deze instellingen door te navigeren naar Instellingen > Kanalen > E-mail > Je e-mailkanaal.
Uw e-mailkanaal configureren
Hieronder vindt u alle configureerbare instellingen voor uw e-mailkanaal.
Kanaalinstellingen
Hier vind je de meer algemene instellingen, zoals welke teams toegang hebben tot je e-mailkanaal.
1. Kanaalnaam: Dit is de interne naam voor je kanaal, die je team helpt om het kanaal te herkennen in de inbox.
2. Kleur: Je kunt je e-mailkanaal een kleur geven om het nog beter te onderscheiden in de inbox. Deze kleur markeert alleen de naam van de chatroom in de Trengo inbox en is niet zichtbaar buiten Trengo.
3. Melding: Het geluid dat je wilt horen wanneer er een nieuwe e-mail binnenkomt. Als je hier 'Geen' kiest, zal er nog steeds een pop-up verschijnen met inkomende e-mails, maar er zal geen geluid zijn.
1. Kantooruren: Voeg de kantooruren toe waarop dit kanaal betrekking heeft.
2. Teams: Hier kun je teams toevoegen of verwijderen die toegang hebben tot dit kanaal.
3. Kanaal verwijderen: Als je dit kanaal uit Trengo wilt verwijderen, kun je het hier verwijderen. Houd er rekening mee dat het verwijderen van een chatroom ook alle conversaties en contacten van deze chatroom permanent verwijdert.
E-mail instellingen
Maak hier een handtekening en stel uw automatische antwoorden in.
1. Styling: Je kunt hier een e-mailthema kiezen of maken. Dit helpt je om het uiterlijk van je e-mails af te stemmen op de branding en het imago van je organisatie. Je kunt de letterfamilie, letterkleur, lettergrootte en regelhoogte aanpassen.
2. Afzendernaam: Dit is de naam die zichtbaar is in de inbox van je klant nadat jij of je teamgenoten hem of haar een e-mail hebben gestuurd via dit kanaal.
3. Handtekening: U kunt hier uw e-mailhandtekening maken. Volg de link voor meer informatie over dit onderwerp.
1. Automatisch antwoorden: Schakel deze optie in om uw automatische antwoorden voor dit e-mailkanaal in te stellen.
2. Trengo branding: Als deze optie is ingeschakeld, wordt onder aan je e-mails "Powered by Trengo" weergegeven.
Opmerking: Trengo branding kan alleen worden verwijderd op geselecteerde plannen (Boost en Pro).
Geavanceerde instellingen
De meer uitgebreide functies om je e-mailkanaal te verbeteren vind je hier.
1. Volledige conversatiegeschiedenis toevoegen aan antwoord: Deze optie voegt alle eerdere e-mails in de conversatie toe aan het antwoord aan de klant. Dit kan je team helpen om een volledig beeld van een zaak te krijgen.
2. Heropen gesloten gesprekken: Als deze functie is ingeschakeld, zal een antwoord op een gesloten e-mailticket het ticket automatisch heropenen.
3. Gesprekken niet heropenen na ... dagen zonder bericht: Hier kun je het aantal dagen invoeren waarna een ticket, dat geen extra berichten heeft ontvangen, niet meer wordt heropend. Na dit punt wordt in plaats daarvan een nieuwe conversatie geopend.
4. Heropende gesprekken toewijzen aan de vorige gebruiker: Deze functie zorgt ervoor dat de automatisch heropende conversatie wordt toegewezen aan de gebruiker die het ticket het laatst heeft gesloten.
1. Bijlagen insluiten: Als deze optie is ingeschakeld, worden alle bijlagen die in een gesprek worden verzonden, weergegeven als link, zolang ze kleiner zijn dan 5 MB.
2. Voeg conversatienummer toe aan onderwerp als voorvoegsel: Schakel deze functie in om automatisch unieke ticketnummers aan je e-mails toe te voegen. Let op: als de onderwerpregel verandert ten opzichte van het origineel, wordt er een nieuwe thread gestart. Het wijzigen van de onderwerpregel resulteert altijd in het starten van een nieuwe thread in Trengo.
3. Alle ontvangers beantwoorden: Met deze functie kun je standaard elke ontvanger in een e-mail beantwoorden (inclusief iedereen in de CC).
ℹ️ Vergeet niet je eigen e-mailadres toe te voegen om te voorkomen dat je naar jezelf antwoordt.
Deze functie activeert een spamfilter op alle inkomende e-mails. Op deze manier worden bepaalde e-mails op basis van specifieke criteria op een zwarte lijst gezet en automatisch naar je spammap verplaatst.
1. Geen: Basis: Standaard spambeveiliging van uw e-mailprovider
2. Geavanceerd: Standaard spambeveiliging van je e-mailprovider plus extra zwarte lijst controle
ℹ️ Alle e-mailconversaties die als spam zijn gemarkeerd, worden na 14 dagen definitief verwijderd.
Extra instellingen
Synchroniseer je inbox, importeer e-mails in bulk of verbind je kanaal opnieuw.
1. Gespreksstatus synchroniseren: Deze functie toont de statussen van de e-mails (Open, Toegewezen en Gesloten) in je oorspronkelijke inbox.
2. Alleen geselecteerde labels synchroniseren: Met deze optie kun je selecteren welke mappen je wilt synchroniseren met Trengo's Postvak In. Let op: als je deze instelling activeert en geen map of label selecteert, wordt alles gesynchroniseerd.
3. Bulk import: Als je op 'Importeren' klikt, worden de laatste 50 e-mails uit je geïntegreerde inbox geïmporteerd naar dit kanaal.
4. Opnieuw verbinden: Wanneer er een onderbreking optreedt tussen je geïntegreerde kanaal, kun je Reconnect gebruiken met de knop rechtsboven.
