Workload balancing zal je helpen om de werklast gelijkmatig en automatisch te verdelen onder de leden van je team, gebaseerd op wat elk lid van het team aankan. Eenmaal ingeschakeld, zal workload balancing automatisch gesprekken toewijzen aan teamleden.
Hoe Trengo's workload balancing berekent aan wie een bepaald gesprek moet worden toegewezen, kun je vinden in dit Trengo Helpcentrum artikel.
Voordelen van werklastverdeling
Efficiëntere verwerking van gesprekken
Omdat gesprekken automatisch aan gebruikers worden toegewezen, hoeven ze niet naar de map "Nieuw" te gaan en zelf gesprekken te zoeken. Op deze manier kunnen klanten snel en efficiënter worden geholpen.
✅ Geen cherry-picking meer
Omdat gesprekken automatisch worden verdeeld, wordt elke klant geholpen en krijgt iedereen een eerlijk deel van de uitdagende vragen.
Workload balancing biedt de mogelijkheid om individuele gesprekslimieten in te stellen. Workload balancing zal niet meer gesprekken toewijzen dan de ingestelde limiet voor elke gebruiker. Dit zorgt ervoor dat iemand niet meer gesprekken krijgt toegewezen dan hij aankan en dat klanten niet hoeven te wachten op hun antwoord.
ℹ️ Houd er rekening mee dat met handmatige toewijzingen of regels de limiet nog steeds kan worden overschreden. Meer hierover kun je vinden in dit Trengo Helpcentrum artikel.
Hoe werklastbalancering inschakelen
Volg de onderstaande stappen om workload balancing in te schakelen.
1. Navigeer naar Instellingen > Organisatie > Teams en klik op het team waarvoor je workload balancing wilt inschakelen;
2. Klik binnen 'Workload balancing' op 'Setup';
3. Kies of je de werklastverdeling wilt laten werken op alle gesprekken of alleen op nieuwe gesprekken;
ℹ️ Als alle gesprekken worden meegenomen in de werklastverdeling, zal Trengo een korte tijd nodig hebben om alle gesprekken te verdelen die op dat moment in 'Nieuw' staan voor dit team. Als de werklastlimiet voor alle gebruikers is bereikt, worden andere gesprekken in een wachtrij geplaatst.
4. Stel een limiet in voor de gebruikers binnen het team;
ℹ️ De limiet kan een getal zijn tussen 0 en 99. Om een lid uit te sluiten van werklastbalancering kun je zijn limiet op 0 zetten.
5. Klik op 'Activeren' om workload balancing te activeren.
Werklastbalanceringslimieten aanpassen
Het is altijd mogelijk om de limieten van je agents aan te passen nadat workload balancing is ingeschakeld.
Navigeer hiervoor naar de teampagina(Instellingen > Teams > Kies het team) en pas de limieten van de medewerkers aan. Als je klaar bent, sla dan je wijzigingen op door op 'Wijzigingen opslaan' te klikken. Als je de werklastverdeling voor het hele team uitschakelt, worden de ingestelde individuele limieten verwijderd.
Onthoud dat je een limiet kunt instellen tussen 0 en 99, en door een limiet van 0 in te stellen wordt een agent uitgesloten van workload balancing.
Workload balancing en prijsstelling
Workload balancing is beschikbaar in het Enterprise-plan van Trengo.
