Het kan u opvallen dat sommige inkomende tickets in Trengo automatisch worden gesloten en het label "Gesloten door Trengo" krijgen in uw berichtenfeed. Deze tickets zijn inderdaad gesloten, maar kunnen nog steeds gevonden worden in de map "Gesloten".

Dit gebeurt door een beveiligingsregel die is ontworpen om verwarring te voorkomen en de communicatie binnen je team te stroomlijnen. Het werkt als volgt:

Wanneer worden tickets automatisch gesloten?

Tickets worden automatisch gesloten als ze aan deze twee voorwaarden voldoen:

  1. E-mailadres afzender komt overeen met e-mailadres kanaal: Het e-mailadres dat is gebruikt om het bericht te verzenden, komt overeen met het e-mailadres dat is toegewezen aan een specifiek kanaal in Trengo. Deze e-mail kan verbonden zijn met een externe tool, zoals een CRM, e-commerce platform of webformuliergenerator.
  2. Bericht verzonden van buiten Trengo: Het bericht is afkomstig van een bron buiten Trengo, wat betekent dat het niet rechtstreeks via het Trengo-platform is verzonden.

Waarom bestaat deze regel?

We hebben deze regel om twee redenen ingevoerd:

  • Verwarring voorkomen: We willen niet dat er onverwachte e-mails in je inbox verschijnen die niet via Trengo zijn verzonden.
  • Teamzichtbaarheid behouden: Als het kanaal e-mail wordt gedeeld door je team, willen we niet dat andere agenten berichten zien die zijn verzonden vanuit externe tools.

Hoe kan ik automatisch sluiten voorkomen?

Er is een eenvoudige oplossing! Om automatische afsluiting te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat het e-mailadres dat wordt gebruikt door de externe tool ook is opgenomen in de ontvangerslijst (Aan, BCC of CC) van het bericht. Met andere woorden, de e-mail moet "naar zichzelf" worden gestuurd.

Alternatieve oplossing:

Als het niet mogelijk is om het e-mailadres van de afzender op te nemen in de ontvangerslijst, kun je een ander e-mailadres (of een alias in Gmail) gebruiken voor het verzenden van e-mails vanuit externe software.

Door deze regel en de beschikbare workarounds te begrijpen, kunt u ervoor zorgen dat uw communicatiestroom efficiënt en veilig blijft binnen Trengo.