Auto Replies: altijd een reactie voor de klant

Zoals een "fysieke" winkels of bedrijven openingstijden hebben, kan dit online ook het geval zijn. Toch wil een klant graag 24/7 contact kunnen hebben met het bedrijf, juist omdat het online is. "Auto Replies" zijn geautomatiseerde berichten binnen - of buiten de openingstijden van het bedrijf en kunnen hierbij helpen! Zo weet de klant altijd waar hij of zij aan toe is en kan een bedrijf alsnog een antwoord geven op een gestelde vraag. 

Deze geautomatiseerde reacties zijn in te schakelen voor de Live-Chat en alle "Social Messaging"-kanalen, zoals Facebook. 

Berichten koppelen aan de openingstijden

Het fijnste aan de Auto replies-functie is misschien wel dat er een bericht kan worden gestuurd waarmee klanten direct weten of ze wel of niet direct een antwoord kunnen verwachten. Deze geautomatiseerde berichten zijn niet alleen per kanaal in te schakelen, maar ook te koppelen aan de verschillende openingstijden van een organisatie. 

Auto Replies worden beheerd via Instellingen --> Auto Replies. Via de groene +-knop kan er een nieuwe Auto Reply worden aangemaakt. 

Geef allereerst weer onder welke naam de Auto Reply teruggevonden kan worden. Handig, mocht deze later nog aangepast worden. Kies vervolgens aan welke kanalen het bericht verbonden is. Vul vervolgens de volgende velden in. 

Message when opened 

Vul hier de tekst in die in het kanaal mag verschijnen binnen de openingstijden die voor dat kanaal geactiveerd zijn. 

Message when closed

Vul hier de tekst in die in het kanaal mag verschijnen buiten de openingstijden die voor dat kanaal geactiveerd zijn. 

Tip: het is niet verplicht om beide velden in te vullen. De organisatie kan zelf kiezen of ze een automatisch bericht binnen of buiten de openingstijden wil verzenden. Beiden is natuurlijk ook mogelijk. 

Customize days

Vervolgens is het nog mogelijk om specifieke dagen te koppelen aan de Auto Reply. Zo kan er bijvoorbeeld in de weekenden een ander bericht worden getoond dan door de weeks. (Beide berichten zullen dan wel apart aangemaakt moeten worden via de groene +-knop). 

De Auto reply archiveren 

Wordt een Auto Reply tijdelijk niet meer gebruikt? Dan kan deze gearchiveerd worden. Zo blijft hij wel in Trengo bewaard, maar zal hij niet meer worden verzonden op de aangegeven kanalen. 

Automatische berichten aanzetten

De automatische berichten zijn voor alle "Social Messaging" kanalen en voor de chat in te stellen. Dit kan door onder de instellingen van het Trengo-account het bewuste kanaal te bewerken. Hier kan de functie "Automatische reacties" ingeschakeld worden.