Sneller werken met Quick replies

Quick replies: een handige tool in Trengo om snel en efficiënt te kunnen werken! Veel vragen worden namelijk met enige regelmaat door klanten gestuurd en soms is het handig om mensen te benaderen met een algemene informatiemail. Quick replies zijn standaardantwoorden die in ieder format op te stellen zijn. Zo kan er met één klik van de muis al een uitgebreide mail worden verstuurd! 

Van welk kanaal er ook gebruik wordt gemaakt, de Quick replies kunnen altijd worden aangeroepen middels het ''-teken onderin het berichtveld.

Quick replies aanmaken

Quick replies kunnen in Trengo voor vrijwel alle kanalen worden ingesteld, wat wel zo prettig is. Ze zijn aan te maken onder de instellingen van het Trengo account. Hier staat onder de rij "Settings" namelijk de optie Quick replies. Door hierop te klikken, kunnen deze standaardantwoorden worden beheerd. Middels de groene +-knop kan er een nieuwe Quick reply worden aangemaakt en door te klikken op de titel van een Quick reply kan deze worden beheerd. 

Er zijn drie soorten Quick replies aan te maken: mail, messaging en SMS. Onder "messaging" vallen onder andere Chat, Facebook en Telegram. 

Een Quick reply voor mails

Wie een standaardmail wilt aanmaken, kiest onder Type voor "e-mail". Vervolgens kan er onder titel een titel aan de Quick reply worden gegeven. Zo is hij in Trengo makkelijker terug te vinden. (Deze titel is niet automatisch het onderwerp van de mail). 

Naast het selecteren van het type moeten ook de bijbehorende kanalen geselecteerd worden. Niet iedere standaardmail wordt gebruikt op alle mailkanalen namelijk. Als dit allemaal is ingesteld, kan er begonnen worden aan de inhoud van het bericht. Hiervoor zijn er dezelfde mogelijkheden voor tekstopmaak als bij een gewone mail. Dat is wel zo gemakkelijk, want zo hoeft een klant niet direct te weten dat het gaat om een standaardbericht. Door gebruik te maken van de code [name], is het bovendien nog eens mogelijk om een standaardmail de (voor)naam van de ontvanger mee te geven. 

Als de mail vervolgens uitgewerkt is, is het een kwestie van opslaan en de Quick reply is klaar om gebruikt te worden!

Omdat de Quick reply vanuit de inbox aan een antwoord kan worden toegevoegd, is het niet nodig om deze standaard antwoorden te voorzien van een handtekening. 

Quick replies en Trengo Sms en messaging

Trengo SMS is een kanaal dat veel wordt ingezet om mensen uit te nodigen om contact te leggen, of om ze op de hoogte te stellen van bepaalde informatie: een perfect kanaal om Quick Replies op toe te passen. Maar ook voor de Messagingkanalen is het handig om wat standaardantwoorden bij de hand te hebben. 

Het principe is hierbij hetzelfde als bij mail. Alleen geldt er voor SMS en Messaging geen uitgebreide tekstopmaak, omdat dit in het uiteindelijke bericht op een telefoon of in de chat ook niet wordt weergegeven. 

Bijlages toevoegen aan een Quick reply

Voor standaardmail is het zelfs mogelijk om bijlagen, zoals bijvoorbeeld een invulformulier, toe te voegen. Dit kan door eerst de Quick reply op te slaan. Deze verschijnt dan in het rijtje aan de linkerzijde van het scherm, vanwaar alle Quick replies bewerkt kunnen worden door er op te klikken. Dan wordt de Quick reply namelijk weer geopend. Bij mails verschijnt er onderin dan, naast de "Save"-button de optie: Manage attachments. Klik hier op om de bijlagen te beheren. Om een nieuwe bijlage toe te voegen kies je voor "Add File". Dan is het een kwestie van het juiste bestand selecteren en uploaden. Sla de wijzigingen dan weer op en de bijlage is toegevoegd!