Een contact aanmaken en bewerken

Zodra er een nieuw bericht binnenkomt, is er direct een contact aangemaakt. In de conversatie kan er eigenlijk al direct een contactnaam worden meegegeven aan het contact. Het maakt dan niet uit of het gaat om chat, telefonie, mail of welk kanaal dan ook. In slechts enkele seconden kan het duidelijk worden met welke klant er gecommuniceerd wordt, zelfs al in het ticketscherm! 

Een naam geven aan een contact


Door eenvoudig op de huidige "naam" te klikken, wordt er een invulveld geopend waarin de reeds ingevoerde informatie eenvoudig kan worden aangepast. Dit kan ten alle tijde, dus ook wanneer er al vaker met iemand is gecommuniceerd.

Onder het contact in deze sidebar, valt allerlei informatie terug te vinden in verschillende uitklapbare folders: 

Info:

Onder info in het contact veld is er onder andere de mogelijkheid om labels toe te voegen en om in te zien via welk kanaal de klant contact heeft gezocht. Ook het conversatienummer staat hier genoteerd. Daarnaast is de status van de conversatie inzichtelijk en bij een chatter wordt hier getoond of de persoon nog op de website zit. 

Contactvelden:

Eigen aangemaakte contactvelden, om bij voorbeeld klantnummers of ordernummers te registreren staan onder de folder "Contactvelden". 

Contactgroepen: 

In deze folder kan een passende contactgroep worden gekozen voor het contact. 

Contactmomenten: 

Vaker met de klant gesproken? Bekijk hier de hele contactgeschiedenis! 

Contact notities: 

Maak een korte notitie over een klant, of lees de aantekeningen van een collega. 

Zijn er documenten, afbeeldingen of andere bijlagen uitgewisseld met de klant? Ook deze worden in de sidebar overzichtelijk weergegeven.

Alle contacten beheren

Via het hoofdmenu bovenin het Trengo-scherm is er toegang tot de contactenlijst. In deze contactenlijst kan eenvoudig een contact worden teruggevonden door te zoeken op naam, telefoonnummer of mailadres. 

Let op: als er gezocht wordt op een telefoonnummer, voer dan het internationale formaat in (316 in plaats van 06); dit is hoe telefoonnummers in Trengo worden opgeslagen!

Door vervolgens te klikken op het gewenste contact, wordt alle informatie die bij deze persoon hoort getoond: het mailadres en/of telefoonnummer, tot welke contactgroepen de persoon behoort, de eventuele extra velden, maar ook een tijdlijn van alle contactmomenten aan de rechterzijde. 

Naast al deze mogelijkheden is het ook nog mogelijk om Ć©Ć©n en ander aan te tekenen over dit contact voor de collega's. Bovendien kan een contact hier ook weer worden verwijderd of geĆ«xporteerd (als PDF).