Doorverbinden met een collega

Even geen antwoord op een vraag van een klant? Verbind dan eenvoudig het gesprek door met een collega in Trengo. Doorverbinden is een ideale functie binnen Trengo telefonie. Geen gedoe met verschillende telefoonnummers of handheld toestellen. Alles kan gewoon in de browser. Belangrijk is wel dat deze collega in een team zit dat is gekoppeld aan hetzelfde Voicekanaal. 

Doorverbinden binnen Trengo

Een telefoongesprek doorverbinden binnen Trengo is ontzettend eenvoudig. Dit kan middels de volgende stappen:

  1. Kies voor de knop "Forward";
  2. Zoek de naam van de collega die het gesprek mag overnemen.

Op dat moment wordt deze collega "intern" gebeld. Zo is er eerst nog de ruimte voor intern overleg via de telefoon. Handig om op deze wijze alvast een collega op de hoogte te stellen van wat er komen gaat. Zet vervolgens het gesprek definitief door op de groene "Transfer" knop te drukken. Dan komt het telefoongesprek echt bij de collega uit en kan jij het gesprek beĆ«indigen. 

Geeft de collega aan dat hij geen tijd heeft, of neemt hij gewoonweg niet op? Dan kan middels de "Cancel Transfer" knop het gesprek worden teruggehaald. Belangrijk is wel om nogmaals op de "Forward"-knop te klikken om de klant weer uit de wacht te halen. 

Doorverbinden naar een team

Belt een klant het verkeerde nummer? Middels de forward knop kan het telefoongesprek ook eenvoudig worden doorgezet naar een ander team. Binnen dit team gaat dan bij alle medewerkers die "online" zijn de telefoon over en de eerste die hem aanneemt, krijgt jou aan de lijn. De volgende stappen zijn gelijk als in het bovengenoemde proces. 

Extern doorverbinden

Ten slotte is het ook nog mogelijk om extern door te verbinden, bijvoorbeeld naar collega's die niet in Trengo werken. Hiervoor kunnen weer de eerste stappen van het forwarden als hierboven genoemd worden gevolgd. Vervolgens selecteer je in plaats van "User", "Extern". 

Daarna kan er een extern nummer worden gekozen. Belangrijk is dat hiervoor het internationale formaat wordt gebruikt, zonder de plus en de 0. Dus 3185123456 in plaats van 085 123 456. Is het nummer gekozen, dan wordt middels een druk op de "Enter"-toets het gesprek ook daadwerkelijk doorgezet. Daarna is alles weer exact hetzelfde als bij de andere twee transfers. 

Komt het voor dat je zelf niet de tijd hebt om achter de browser te zitten en is het wel belangrijk dat de klanten de organisatie kunnen bereiken op het vertrouwde nummer? Kies er dan voor dat telefoongesprekken automatisch worden doorgeschakeld naar de mobiele telefoon

De collega neemt niet op, en nu?

Stel, het telefoongesprek wordt doorverbonden naar een collega, maar deze kan op dat moment de telefoon niet opnemen. Dan is het zaak dat je het telefoongesprek terug kunt nemen. Dat kan door de volgende stappen te volgen: 

  1. Druk op de rode "Cancel Transfer"-button.
  2. Druk nogmaals op de "Forward" button. 
  3. Sta de klant te woord die weer bij jou aan de lijn hangt.