Conditions: Voorwaarden binnen de Rules

Aan de basis van de "Rules" liggen de Conditions. Dit zijn voorwaarden waaraan een bericht of een conversatie moet voldoen om een actie geautomatiseerd uit te laten voeren. Omtrent deze voorwaarden zijn er tal van verschillende mogelijkheden. 

Op welke inhoud is de Condition van toepassing?

Een Condition kan van toepassing zijn op verschillende onderdelen van een conversatie. Wat hier wordt geselecteerd bepaalt waarbinnen de Rule op zoek gaat naar de aangegeven informatie. 

Contact Name: De naam van het contact dat het bericht heeft verstuurd. 

Contact Email: Het mailadres vanaf waar een conversatie richting het bedrijf verzonden is.

Contact Phone: Het telefoonnummer waarmee naar het bedrijf gebeld wordt. 

Contact Profile: Het profiel waarbinnen een contact valt. 

Ticket Status: Is de Rule van toepassing op nieuwe, opgepakte of gesloten tickets, of voor tickets onder Spam?

Email attachment: Alle mails die wel/geen bijlage(n) bevatten.

Email subject: Het onderwerp dat aan een mail is meegegeven.

Message body: De daadwerkelijke inhoud van een bericht. 

Is first message: Is het bericht dat binnenkomt het eerste bericht binnen een conversatie? 

Contact group: Is de klant wel (of juist niet) ingedeeld in een specifieke contactgroep? 

Ticket team: Aan wel team is de conversatie gebonden? 

Is unreplied after: Deze voorwaarde zorgt ervoor dat er geen bericht meer te lang blijft liggen. Kies na hoeveel minuten, uren of dagen een onbeantwoord gesprek actie vereist. 

Is inside business hours: Checkt of een bericht binnen de gekozen business hours is binnengekomen om hier vervolgens een actie aan vast te koppelen. 

Is outside business hours: Checkt of een bericht buiten de gekozen business hours is binnengekomen om hier vervolgens een actie aan vast te koppelen.

Date Time (UTM): Checkt of een bericht voor of na een gekozen datum/tijdstip binnen is gekomen om hier vervolgens een actie aan vast te koppelen.

Custom Ticket field: De inhoud bij het aangemaakte Ticket field (Pas van toepassing wanneer het veld is ingevuld)

Custom Contact field: De inhoud bij het aangemaakte Contact field  (Pas van toepassing wanneer het veld is ingevuld)  

Custom Profile field: De inhoud bij het aangemaakte Profile field.(Pas van toepassing wanneer het veld is ingevuld)

Wat wordt er van de inhoud verwacht?

Voor de inhoud van deze Conditions bestaan vervolgens de volgende opties:

Equals: Oftewel exact gelijk aan. Kies voor "equals" als geselecteerde veld volledig moet voldoen aan de condition en dus exact gelijk moet zijn. Voorbeeld: kies voor de voorwaarde Contact name Equals “Tamara”, indien het gewenst is dat er acties worden verbonden aan berichten die Tamara naar het bedrijf heeft verstuurd.

Deze functie luistert behoorlijk nauw. In het bovengenoemde voorbeeld zullen berichten van Tamara worden bewerkt, maar de berichten die binnenkomen van Tamara [Achternaam] niet.

Not equals: het tegenovergestelde van Equals, dus "niet exact gelijk aan". Kies voor "not equals" als het geselecteerde veld juist niet moet voldoen aan de conditions. Voorbeeld: kies de voorwaarde Contact name not equals "Tamara", als de Rule van toepassing is op iedereen die niet Tamara heet. 

Net als equals, luistert ook not equals behoorlijk nauw alleen wanneer de naam exact overeenkomt wordt de rule niet toegepast. 

Contains: Kies voor deze functie als er het filter ruimer moet zijn. Bij deze voorwaarde is een Rule al van toepassing om het moment dat een bepaald veld het ingevoerde woord bevat. Voorbeeld: op het moment dat "mail subject" Contains “Aanbieding” is ingesteld, zullen alle mails die ergens in hun onderwerp het woord “Aanbieding” hebben staan voldoen aan de voorwaarde voor deze Rule. De overige inhoud van het onderwerp heeft hier geen invloed op.

Not contains: Ook dit is weer het tegenovergestelde van "contains". In dit geval is de rule van toepassing als een contact name, e-mailadres of de inhoud van het bericht of het onderwerp een bepaald woord niet bevat. 

Contains word: Deze functie hangt een beetje tussen de twee voorgaande in en kijkt naar een exact woord. Een voorbeeld om het verschil tussen contains en contains word uit te leggen: 

Condition: Message body contains "huren".
In dit geval wordt de Rule altijd toegepast als het woord huren maar in de Message body voorkomt. Als er dan een mail binnenkomt waarin het woord "verhuren" staat, wordt de rule ook geactiveerd, want hierin wordt "huren" herkend. 

Mocht je onderscheid willen maken tussen huren en verhuren, kies dan voor Message body contains word "huren". Op die manier wordt het woord huren echt als een los woord gezien en wordt de rule dus niet toegepast als het woord "verhuren" er staat. 

Does not contain word: De functie werkt gelijk aan die van "contains word", alleen wordt de rule nu pas geactiveerd als het woord er juist niet in staat. 

Ends with: Stel dat iemand binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor alle communicatie met een ander bedrijf. Mailt dit bedrijf met verschillende mailadressen? Via “Ends with” is het mogelijk om al deze mails aan een Rule te koppelen. Vaak behoren deze mailadressen namelijk tot hetzelfde domein. Door bijvoorbeeld Contact e-mail Ends with “@trengo.com” te kiezen, worden alle mails die vanuit Trengo worden verstuurd door deze Rule herkend en als relevant gezien.

Starts with: Precies het tegenovergestelde van de functie "Ends with" is de optie "Starts with". Mailt een en dezelfde persoon uit zijn of haar naam vanuit verschillende domeinen, dan herkent een Rule met Starts with al deze berichten.

In: In het geval van een contact groep is de status in actief als een persoon al in de specifieke contactgroep zit. 

Not in: wanneer het nodig is dat een Rule wordt toegepast als een persoon juist niet in een bepaalde contactgroep zit.

Nadat de Conditions van een Rule zijn ingesteld, is het tijd om er acties aan te verbinden. Het is bovendien ook mogelijk om meerdere conditions te koppelen aan één Rule.