Begroetingen instellen

Het mooie van telefonie binnen Trengo is dat, net als bij alle andere functionaliteiten, vrijwel alles te personaliseren valt. Zo kan de organisatie voor alle "boodschappen" binnen Voice zelf geluiden toevoegen. Zo wordt een klant altijd te woord gestaan op een manier die bij de organisatie past. 

Een audiobestand toevoegen

Om snel van start te kunnen gaan, staat er al een standaard boodschap klaar, maar het is wel fijn als klanten de oude vertrouwde stem of het oude vertrouwde bandje te horen krijgen. Middels de "Click here to add custom greetings" onder iedere begroeting, kunnen hiervoor verschillende audiobestanden worden toegevoegd. 

Door op de link te klikken wordt er een nieuw scherm geopend, waarin middels de knop "New greeting" audiobestanden kunnen worden toegevoegd. Het is daarin mogelijk om een audiobestand te uploaden of om direct iets in te spreken. Zorg dat de verschillende begroetingen een herkenbare naam hebben, om zo eenvoudig de juiste begroeting voor het juiste moment te kunnen selecteren. 

Let op, alleen de volgende audiobestanden kunnen worden toegevoegd aan Trengo: .mpeg, .wav, .mp3, .aiff. 

Na het uploaden / opslaan, is het onder de instellingen van Voice direct mogelijk om de begroeting in te stellen. 

Welcome, No agents available, Outside Office Hours

Binnen Trengo worden er drie verschillende begroetingen gekozen: "Welcome", "No available agents" en "Outside business hours". Afhankelijk van de instellingen en de aanwezigheid zullen deze begroetingen worden afgespeeld. 

Goed om te weten: No agents available en Outside business hours worden alleen getoond als de Call Overflow functie is uitgeschakeld. 

Welcome

De welkomstbegroeting is hetgeen klanten te horen krijgen op het moment dat ze bellen naar het bedrijf binnen de openingstijden en tenminste één medewerker "online" is onder telefonie. Na de welkomstbegroeting wordt de klant doorgezet naar de medewerkers in Trengo. De telefoon zal overgaan tot een van de medewerkers opneemt. 

No agents available

Zijn alle online medewerkers in gesprek, of staat er niemand op online? Dan zal de klant de boodschap die onder "No agents available" is opgeslagen te horen krijgen. 

Outside business hours

Onder "Auto Replies" zijn de bedrijfsuren in te voeren en deze zijn ook gekoppeld aan Voice. Op het moment dat de functie "Allow calls outside business hours" op "No" staat en een klant belt, laat Trengo automatisch de "Outside business hours" begroeting horen. 

Staat "Allow calls outside business hours" op "Yes", zal Trengo op zoek gaan naar een medewerker die online is en indien deze niet gevonden wordt, zal de "No agents available" begroeting worden afgespeeld.

Handig: op het moment dat telefoongesprekken worden opgenomen, doet de "Outside business hours"-functie dienst als een Voicemail. Klanten kunnen hier dan een bericht achterlaten, dat ook wordt geregistreerd en terug te luisteren valt in Trengo! Zo wordt er nooit meer een lead gemist!