Automation: nog sneller werken!

Wie werkt in de klantenservice herkent het waarschijnlijk wel: veel klanten of potentiële klanten kampen met dezelfde vraag. Of vanuit de Sales wordt er vaak een aanbodmail gestuurd waarin dezelfde informatie wordt verteld. Het is dan niet handig als de inhoud iedere keer opnieuw moet worden uitgetypt.  Daarnaast kan het ook fijn zijn dat klanten weten dat ze contact zoeken buiten openingstijden en het bericht dus niet direct beantwoordt kan worden. Trengo heeft hier een aantal handige oplossingen voor. Zo kan er nog efficiënter en sneller gewerkt worden. 

Auto Replies

Een van de eerste handigheidjes binnen Automation is de mogelijkheid om Auto Replies in te stellen rondom de openingsuren van het bedrijf 🕘 . Onder Instellingen --> Company Profile --> Business hours wordt er ingesteld wanneer een bedrijf geopend of juist gesloten is. Via Auto Replies (onder Settings), kan vervolgens worden ingesteld of een klant hierover middels een automatisch bericht geïnformeerd wordt. 

In dit artikel alles over het instellen van Auto Replies. 

Quick Replies

Naast de klant laten weten of het bedrijf open of gesloten is, is het ook makkelijk om het antwoord voor veelgestelde vragen bij de hand te hebben. Onder Quick Replies kunnen voor verschillende kanalen "standaard" antwoorden worden ingesteld. Een agent kan dan middels de twee "komma's" onderin een conversatie eenvoudig het passende antwoord invoegen. Superhandig! Lees hier hoe een Quick Reply toegevoegd kan worden. 

Rules 📚

Door Rules mee te geven aan een conversatie kan bijvoorbeeld worden aangegeven voor wanneer een ticket beantwoord dient te worden. Daarnaast kan Trengo door middel van Rules ook bepaalde mailadressen herkennen. Hier kan dan eventueel weer een actie aan gekoppeld worden. Meer weten over Rules? Bekijk dan dit artikel.

Ticket Results

Ticketresultaten maken het mogelijk om een bepaalde status toe te wijzen zodra de conversatie gesloten wordt. Op deze manier kan een gebruiker bijvoorbeeld een ticket een beoordeling geven.  Ticket Results vind je terug onder Instellingen --> Ticket Results.

Labels en Filters🔖

Ten slotte kunnen berichten ook worden voorzien van Labels en Filters. Labels maken het mogelijk om een conversatie te 'taggen' aan bepaalde onderwerpen, zoals: 'Wifi-Storing' of 'Spoed'. Op deze manier worden conversaties gecategoriseerd en is het via de module 'Statistieken' eenvoudig te zien wat voor soort conversaties er verstuurd worden naar de organisatie.

Daarnaast kunnen er in de Inbox bij Filters 🔖 eenvoudig berichten worden gefilterd, bijvoorbeeld op een bepaald label, of een specifieke gebruiker. Zo kan een beheerder bijvoorbeeld zien wie welke conversaties afhandelt.