Koppel Outlook aan Trengo (Beta)

Werken niet alle medewerkers in de organisatie in Trengo, maar zijn er ook nog mensen die Outlook gebruiken? Koppel dan Trengo aan Outlook om zo toch samen als team het overzicht te behouden. 

Hoe werkt het? 

Door Trengo te koppelen aan Outlook worden alle mails van het gekoppelde mailadres doorgestuurd naar Trengo, waar collega's ze kunnen oppakken om te beantwoorden. 

In Outlook wordt ieder bericht dat in Trengo binnenkomt, gelabeld. Een bericht dat in "Nieuw" staat, krijgt het label "Trengo New". Wordt het bericht opgepakt in Trengo, dan wordt dit label aangepast in "Trengo assigned" en wordt een bericht in Trengo gesloten, dan zien collega's dit in Outlook dankzij het label "Trengo closed". Zo weet iedereen direct of een bericht al wordt behandeld of nog niet. 

Hoe is het in te stellen?

Op de volgende wijze wordt Outlook aan Trengo gekoppeld: 

  1. Navigeer naar Instellingen --> E-mail en maak een nieuw kanaal aan (Add Email). 
  2. Kies voor "Add your Outlook account"
  3. Kies voor "Sign in with Microsoft" om in te loggen op het mailadres dat aan Trengo gekoppeld gaat worden. 
  4. Vervolgens word je doorgestuurd naar de inlogpagina van Microsoft Outlook. Log hier in met het e-mailadres en het bijbehorende wachtwoord. 
  5. De pagina stuurt je dan terug naar Trengo, waar het kanaal verder kan worden ingesteld:  
    1. Geef het kanaal een herkenbare naam, voeg een team toe dat de berichten mag zien en kies of er wel of geen notificatie wordt afgespeeld bij nieuwe mails. 
    2. Stel een handtekening in.
    3. Kies of er wel of geen Auto Replies worden gestuurd. 
    4. Beslis of het hele gesprek wordt meegestuurd naar de klant, of alleen losse berichten. 
    5. Worden mails op dit kanaal wel of niet samengevoegd binnen één conversatie?
    6. Een eigen stijl voor de opmaak van mails? Maak gebruik van thema's! 
    7. Het spamfilter inschakelen. 
  6. Als alle instellingen vervolgens naar wens zijn, kies dan voor "Create channel" om het kanaal aan te maken en te gebruiken. 

Vanaf nu kan er vlekkeloos worden samengewerkt met alle medewerkers van de organisatie!