Een mailconversatie doorsturen

date_range Laatst bewerkt: 1 maand geleden

Om mailconversaties door te kunnen sturen of te beantwoorden is een mailkanaal nodig. Op deze manier worden gesprekken vanuit het bedrijfsmailadres doorgestuurd, en niet meer vanuit info@trengo.eu. Als er nog geen mailkanaal is aangemaakt, geeft Trengo de volgende melding: 

Door op simpelweg op "Toevoegen" te klikken, kan er eenvoudig een mailkanaal worden ingesteld. Zodra dit is gebeurd, is het een kwestie van de pagina vernieuwen en dan kan het bericht toch echt worden doorgestuurd of beantwoord. 

Op deze manier mail afhandelen brengt een aantal voordelen met zich mee. Zo is het mogelijk om een ontvangen mail door te sturen naar een andere ontvanger, kunnen berichten in CC of BCC naar meerdere ontvangers worden verstuurd en heeft iedere Trengo gebruiker zijn of haar eigen handtekening onder het bericht. Bovendien wordt een doorgestuurd gesprek samen met alle reacties verwerkt als één ticket en ten slotte worden mailvelden automatisch aangemaakt door te zoeken in de informatie van bestaande contacten. 

Een mailgesprek doorsturen 

Zodra een mailbericht wordt opgepakt, wordt er automatisch een mailformat geopend waarin de mail kan worden beantwoord. Soms is er echter de behoefte om een mailbericht direct door te sturen naar een derde. Mocht het om een collega gaan, dan is een mailticket eenvoudig toe te wijzen aan de betreffende persoon, maar soms moet een mail echt doorgestuurd worden. 

Wie een mailbericht oppakt krijgt het volgende scherm te zien: 

Verzender en ontvanger zijn hier alvast ingevuld en ook de handtekening van de gebruiker is alvast gecreëerd. Echter is dus nu het geval dat de ontvanger niet juist is, omdat de ontvanger automatisch de persoon is die het bericht heeft verzonden. Door met de muis simpelweg op of achter het adres van de ontvanger te staan en te klikken kan deze verwijderd worden. 

Typ vervolgens achter de ontvanger de naam, of het begin van het mailadres van de persoon aan wie het bericht wordt doorgestuurd en er verschijnt automatisch een (lijst met) suggestie(s) voor ontvangers. Dan is het slechts een kwestie van de juiste persoon selecteren en een mailbericht kan worden doorgestuurd. 

Het hele gesprek verzameld

Handig, indien een mailconversatie bestaat uit meerdere berichten over en weer worden deze handig samengevoegd in één bericht. Om ervoor te zorgen dat dit niet het hele scherm in beslag neemt, wordt het gesprek "dichtgeklapt" weergegeven.

Door op de drie puntjes onder een mailbericht te klikken, wordt vervolgens alsnog het hele gesprek getoond. Lekker overzichtelijk!